INSUITEのユーザの種類
INSUITEのユーザには下記の3種類があります。
一般ユーザ |
INSUITE(R)の全ての機能を使用することができます。 ※システム管理者・グループのオーナーが使用を制限している機能を除く。 |
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ファイル共有限定 ユーザ |
「ファイル共有機能」のみ使用できます。ライセンス数にはカウントされません。社外の人とファイル交換サイトなどが利用できない際に、ファイルを共有する場を提供できます。 |
ログイン不能ユーザ |
INSUITE(R)にログインできないユーザ。ライセンス数にはカウントされません。ログイン不能ユーザにして残しておくことで、ユーザが登録したデータを保持できます。 |
※データ移行作業を行わないままユーザを削除すると、そのユーザが作成したデータは全て削除されます。削除されたデータの復活ができないため、ユーザメンテナンス時はご注意ください。
※退職者などを「ログイン不能ユーザ」として残しておく場合には、データ移行作業は不要です。INSUITE(R)導入時に、ログインさせないユーザを削除するかログイン不能とするかの運用を決定しておくことをお勧めします。
INSUITEのグループ(組織・グループ)
INSUITEの組織には下記の3種類があります。それぞれ機能が違います。
組織 |
会社や団体で実際に所属している部局ごとにグルーピングする際に適用するグループ。 「組織トップ(会社名等) 」を頂点に階層構造(親子関係)を形成。 |
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プロジェクト |
プロジェクト単位、会社や団体で実際に所属する組織に関係なく組織横断的にグルーピングする際に適用するグループ。 プロジェクトは、必ず「組織」の下に作成。 |
役職グループ |
役職単位でグルーピングする際に適用するグループです。 「部長グループ」、「課長グループ」のように組織横断的なユーザの集まりとして使用します。 |
活用例として大きく2つに分かれます。
組織は実組織を表現する
実際の組織図どおりにグループを作成します。
プロジェクトは権限のロールを作成する
実際の組織とは異なるグルーピングで権限を与えたい場合に、グループを作成します。
正社員のみに通達を発信したい場合
- 「正社員グループ」をプロジェクトで作成。
- 正社員のユーザを「正社員グループ」に所属させる。
- 連絡・通知の発信先に「正社員グループ」を指定。
特定のポータルを編集する人を任意に設定したい場合
- 特定のポータルを編集する「ポータル編集グループ」をプロジェクトで作成。
- 任意のユーザを「ポータル編集グループ」に所属させる。
※権限のロールとしてプロジェクトを利用しますが、ロール用のプロジェクトが多くなる場合は、プロジェクトを束ねる「組織」を作成して運用することもできます。
廃止組織を活用する
廃止にした組織でも閲覧権限がある場合には、フォルダやライブラリなどの確認が可能です。組織を削除した場合には全てのデータが消えますので、組織削除前にデータの移行を行ってください。
グループ設定のイメージ
ユーザの所属形態の種類
ユーザの所属には、以下の種類の形態があります。
プライマリ所属 |
INSUITE(R)におけるユーザは、必ずいずれかの組織に「プライマリ所属」する必要があります。 ※1ユーザがプライマリ所属する組織は必ず1組織。 |
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セカンダリ所属 |
複数の組織を兼務している場合に利用するのが「セカンダリ所属」です。 ※1ユーザがセカンダリ所属する組織は、無制限。 |
ユーザ参加 |
ユーザが参加しているプロジェクトが「ユーザ参加プロジェクト」です。 ※1ユーザが参加できる「ユーザ参加プロジェクト」数は、無制限。 |
グループ参加 |
ユーザの所属しているグループが参加しているプロジェクトが「グループ参加プロジェクト」です。 ※グループ単位で参加する「グループ参加プロジェクト」数は、無制限。 |
参加役職グループ |
ユーザが参加している役職グループが「参加役職グループ」です。 ※1ユーザが参加できる「参加役職グループ」数は、無制限。 |
※プライマリ所属・セカンダリ所属の概念は、「組織」のみに存在します。「プロジェクト」、「役職グループ」にはこの概念はありません。
※1ユーザが所属・参加できるグループの数が制限されているのは、組織のプライマリ所属のみです。組織のセカンダリ所属や、プロジェクトへの参加については制限がありません。
■参考資料
- INSUITE(R) Ver.3.5.1 リリースノート Edition1
https://insuite.support-dreamarts.com/hc/ja/articles/235504868 - INSUITE(R) Ver.3.2.0 組織世代管理機能 概要説明書 Edition1
https://insuite.support-dreamarts.com/hc/ja/articles/228908147 - INSUITE(R) Ver.3.1.0 組織世代管理機能 概要説明書 Edition1
https://insuite.support-dreamarts.com/hc/ja/articles/229172588
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組織改編・世代管理機能ガイド
組織改編・世代管理機能
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- 参考情報:組織改編・世代管理
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