組織改編に伴う主なメンテナンス

ユーザの所属を変更する

部署統合などによる組織改編や異動があった場合に、ユーザの所属を変更する手順について説明します。ユーザの所属変更はINSUITE(R)管理画面での設定、もしくはCSVインポートのいずれかの方法で実施します。
INSUITE(R)管理画面での設定方法について説明します。例では営業一課と営業二課を統合します。

部署統合の手順

1. 統合後に主となる組織を選択。
   
2. プライマリ所属ユーザ欄の［設定］をクリック。
   
3. 廃止する組織を選択。
4. 組織が変更になるユーザを選択。
5. ［▼］をクリック。
   
6. 選択したユーザが「選択済み一覧」に表示されていることを確認。
7. ［設定］をクリック。
   
8. プライマリ所属ユーザが更新されていることを確認。
   
9. ［更新］をクリック。
   

廃止される組織のコンテンツを移行する

廃止される組織に紐づくコンテンツには主に以下があり、新しい組織にあわせて所属グループの設定を変更する必要があります。

• ユーザのオーナー情報
• 共有アドレス帳
• 施設設備
• 通達事項
• ファイル共有データ
• スマートページデータ
• ワークフローの経路およびテンプレート
• ライブラリデータ
• リンク集
• グループクリッピング設定
• 電子メールのグループ用テンプレート

この中から、ライブラリデータの所属グループをコマンドで一括変更する手順について説明します。 例では営業二課に登録されているフォルダを営業一課へ変更します。

変更前のユーザ画面

変更後のユーザ画面

ライブラリデータの登録グループを一括変更する手順

1. コマンド画面で、<-from{GID}>に廃止される組織のGID、<-to{GID}>に主となる組織のGIDを指定。
   
2. 営業一課へ変更されていることをユーザ画面で確認。 

GIDの確認の仕方

1. システム管理画面を選択。
2. 左側の外部連携の「データエクスポート」を選択。
3. グループタブからCSVを作成。
4. ダウンロードされたCSVデータのユニークID列にGIDが出力される。

※他のコンテンツ移行についても同様に進められます。利用するコマンドについては対象バージョンのアドミニストレーションガイドを参照してください。

組織を廃止する

組織を廃止する手順

1. データの移行が終了したら、廃止予定組織の詳細画面を開いて［廃止］をクリック。
   

ユーザ削除に伴うデータを移行する

人事異動や退職に伴いユーザを削除する場合、該当ユーザが登録したデータも削除されます。データの移行先ユーザが確定している場合には、ユーザ削除前に「データ移行」をしてください。

「データ移行」は登録されたデータを一括で移行します。移行後は、移行先ユーザのデータとして登録されます。この手順で移行したデータのみを元の削除予定のユーザに一括で戻すことはできません。ご注意ください。

ユーザ削除に伴うデータ移行の手順

例ではtest06ユーザから、test03ユーザへのデータ移行を実施します。

1. ［設定］をクリックし、データ移行元ユーザと移行先ユーザを選択。
2. ［移行機能選択］をクリック。
   
3. 「データ移行機能情報」から移行するデータを選択。
4. ［移行］をクリック。
   
5. 移行先ユーザの各画面でデータが移行されていることを確認。