スケジュールリマインダ機能で会議室を効率よく利用しよう（Ver.4.5.0 新機能紹介）

スケジュールのリマインダメール通知機能が製品標準化！

サポートセンターへのお問い合わせでも多くご要望いただいていた「スケジュールリマインダメール機能」が、INSUITE Ver.4.5.0でついに製品標準機能としてリリースされました。
自分が対象ユーザーとして登録されたスケジュールはもちろん、自分が予約した施設の利用前にも通知することができます。

※Ver.4.5.0 は、DCS限定バージョンです。

会議室を効率よく利用しよう

「INSUITE上では施設が予約されているのに、実際には使われていない…」
「作業に没頭して、スケジュールが入っているのをすっかり忘れていた！」という経験はありませんか？
特に、予定がなくなったときに施設の予約を消し忘れ、本当は空いている会議室なのに誰も使えない……という状況は避けたいですよね。

ミーティングを開催したくて会議室の予約を確認するとき、希望する会議室は先に取られていることが多いんだけど、その日になると予約されているはずの時間に会議室が空いていたりするんだよね。予約した人に確認すると、「施設予約を消し忘れていた！」ということが多いの。

わかるわかる。「会議室、空いているなら使いたかったのに……」と思うことってあるよね。
Ver.4.5.0でスケジュールや施設予約のリマインダメール通知機能を追加したから、まずはこれを使ってみて！これまでは汎用アドオンでの提供だったんだけど、製品標準機能として使えるようになったんだ。

リマインダメール設定方法

管理画面の「各種設定」>「環境設定」>「リマインダメール設定」タブで設定をおこないます。
※管理画面でのみ設定が可能です。ユーザー個人での設定はできません。

施設の予約者に対して、「この施設を〇日に予約しているよ」っていう通知ができるんだ。
もし使わないのであれば、このタイミングで開放してくれたら助かるよね。

「自分がどの会議室を予約しているか」は忘れがちだから、通知してくれるのは便利！
設定を見て思ったんだけど、会議室だけじゃなくてスケジュール自体もリマインドメールが送れるの？

うんうん。スケジュールのリマインド通知と、施設・設備のリマインド通知は、それぞれ別のメールで届くよ。
ただ、通知メールに返信することはできないから、あくまでも通知の目的であることを理解して使ってほしいな。

スケジュール参加者への確認メール

スケジュールのリマインドメールは、以下のような内容で送付されます。
送信元（From）と宛先（To）は同じアドレスになります。
※複数スケジュールが登録されている場合は、1通のメールに複数のスケジュールが記載されます。
※メールの文面と、送信元（From）の変更はできません。

施設・設備予約登録者への確認メール

施設予約のリマインドメールは、以下のような内容で送付されます。
送信元（From）と宛先（To）は同じアドレスになります。
※複数施設を予約している場合も、1通のメールに複数の施設予約が記載されます。
※メールの文面と、送信元（From）の変更はできません。

POPYありがとう！さっそく使ってみるね。
ところで、設定内容に機能のON/OFF項目がなかったけど、通知機能を使いたくないときはどうしたらいいの？

もし通知機能を使いたくない場合は、対象のユーザーやグループ、施設を選択しなければ大丈夫だよ。
ぜひ使ってみて、使いにくいところや気づいたことがあれば、いつでもぼくに連絡してね。

そのほかにも、Ver.4.5.0 ではコンテンツ機能がさらにパワーアップしていたり、動画チャンネルのタグ機能も強化されているよ！リリースノートをぜひ見てみてね。