これからの時期、新年度に向けた組織変更や新入社員の登録など、ユーザーやグループの設定変更も多くなってきますよね。小峰さんもPOPYに相談しに来たみたい。
組織変更の準備を進めたいんだけど、来年度はいつもより大幅な変更があるみたいなの。わかっている範囲で先に着手して、問題が発生しないように進めたいんだよね。POPY、何かいい方法あるかな？
サポートサイトに「組織改編・世代管理ガイド」っていうお役立ちガイドが公開されているんだ。組織改編や所属ユーザーの変更方法が書いてあるけど、「組織世代管理」っていう項目を確認してみるとなにか役に立てるかも！
そ…組織世代管理？？
組織世代管理について
組織変更の時期に多くの情報をリアルタイムで更新するのではなく、 ユーザ・グループなどのマスタ情報を過去世代、現在世代、未来世代に分離して設定・管理できます。
- 一般ユーザに影響を与えることなく、ユーザ・グループ情報、所属情報などを追加・変更できます。
- 組織変更前に、変更後のユーザ情報、グループ情報、所属情報などを確認できます。
- 組織変更後に過去の組織構造を参照できます。
参考ページ
ありがとう！さっそく、世代管理機能について確認してみるね。 部署の統合が発生した場合、ライブラリ上のデータなども移行しないといけないんだけど…。それも便利にできないかな？
統合されて使わなくなった組織データの閲覧さえできればいいという場合は、統合した組織を削除せずに部署名をわかりやすく変更（例：総務部⇒【廃止】総務部）して、残しておくパターンがあるよ！そうすると、ライブラリやその他のデータもそのまま残るから、閲覧権限さえあればいつでも見ることができるんだ。
もう一つは、さっき紹介した組織改編・世代管理ガイドにある「組織改編に伴う主なメンテナンス」の「廃止される組織のコンテンツを移行する」の項をみてみてね。登録グループを変更する方法が説明されているよ。
もう一つは、さっき紹介した組織改編・世代管理ガイドにある「組織改編に伴う主なメンテナンス」の「廃止される組織のコンテンツを移行する」の項をみてみてね。登録グループを変更する方法が説明されているよ。
なるほど～。閲覧用に残しておくのと、一気に移行しちゃうパターンがあるのね。まるっと移行しちゃうのもいいけど、組織を統合したあとで整理整頓しながら個別に移行していくのもいいかも。部署内で検討してみる！
ユーザーの登録や所属登録などはオンライントレーニング動画でも公開されているから、参考になると思うよ！ぜひ、みてみてね。
INSUITE基本設定
アクセス権限
https://insuite.support-dreamarts.com/hc/ja/articles/360001700848
ユーザー・グループ
https://insuite.support-dreamarts.com/hc/ja/articles/360001503308
システム管理機能
https://insuite.support-dreamarts.com/hc/ja/articles/360001338768