2-3.フォルダ属性の編集_アクセス権限

ライブラリの文書・ファイルを特定のメンバーで共有するため、グループを作成しました。該当グループのライブラリに共有用のフォルダを作成してファイルを登録したのですが、グループに登録されたフォルダやファイルは、どのユーザが閲覧できるのでしょうか。

グループに登録されたフォルダに納められたライブラリ文書・ファイルは、以下のユーザが閲覧できるWan! フォルダを作成したユーザ フォルダの閲覧権限に設定されたユーザ、または設定されたグループに所属しているユーザ フォルダの閲覧権限に設定されたグループが「組織」の場合、その下位組織に所属しているユーザ

確認ポイント

次の組織図を用いた例により、閲覧/非閲覧関係を表しています。
※以下の図は「INSUITE(R)」インストール直後の権限設定の場合です。

●営業部でフォルダを作成した場合

営業部とその下位に当たる部署はフォルダを閲覧できます。上位にあたる「経営企画本部」、「製品開発本部」、「営業統括本部」はフォルダを閲覧できません。並列関係にある「開発部」、「マーケティング部」はフォルダを閲覧できません。
「マーケティング部」や上位にあたる「経営企画本部」に閲覧権限を与えたい場合は、｢フォルダ属性の編集｣画面の｢アクセス権限｣タブで設定できます。

●営業統括本部でフォルダを作成した場合

営業統括本部とその下位に当たる部署はフォルダを閲覧できます。上位にあたる「アーツ社」はフォルダを閲覧できません。 並列関係にある「経営企画本部」、「製品開発本部」はフォルダを閲覧できません。
「経営企画本部」や上位にあたる「アーツ社」に閲覧権限を与えたい場合は、｢フォルダ属性の編集｣画面の｢アクセス権限｣タブで設定できます。

●製品開発本部でフォルダを作成した場合

製品開発本部とその下位に当たる開発部はフォルダを閲覧できます。上位に当たる「アーツ社」はフォルダを閲覧できません。 並列関係にある「経営企画本部」、「営業統括本部」はフォルダを閲覧できません。
「経営企画本部」や上位にあたる「アーツ社」に閲覧権限を与えたい場合は、｢フォルダ属性の編集｣画面の｢アクセス権限｣タブで設定できます。

各フォルダごとの設定画面

ウェブページ形式の文書フォルダ

テキスト形式の文書フォルダ

ファイル保存フォルダ

コミュニティフォルダ

分類フォルダ

設定項目

親フォルダ

フォルダが登録されているグループ名と親フォルダに設定したフォルダ名が表示されます。

タイトル

フォルダのタイトルが表示されます。

作成者

フォルダを作成したユーザ名が表示されます。
※フォルダの作成者を変更できるのは、ライブラリデータ更新権限を与えられた管理権限ユーザ、グループオーナー、フォルダオーナーのみです。

フォルダ管理ユーザ･グループ

フォルダ作成者の代わりにフォルダの更新･削除を行えるユーザ･グループを指定できます。また、ユーザ･グループは50件まで指定することができます。

※この機能を利用するには、管理画面のカスタマイズメニュー「初期値」－「ドキュメント」－「ライブラリ設定」タブの「フォルダ管理ユーザ・グループ」欄を "使用する" に設定する必要があります。プライベートフォルダには設定できません。

公開ユーザ・グループ

このフォルダを公開するユーザ･グループを設定できます。また、ユーザ･グループは50件まで指定できます。

条件グループ

公開するユーザ･グループを「公開ユーザグループ」で設定したユーザ･グループから絞りこめます。

除外ユーザ・グループ

無条件で公開しないユーザ・グループを指定することができます。

追加ユーザ

「公開ユーザ・グループ」にも「条件グループ」にも属さないユーザの中から、無条件でフォルダを公開するユーザを指定。｢設定｣ボタンをクリックして｢ユーザ・グループ選択｣ウィンドウを開き、追加ユーザに指定するユーザを指定することができます。

文書の追加権限

文書の追加権限を与えるユーザ、グループを指定することができます。｢設定｣ボタンをクリックして｢ユーザ・グループ選択｣ウィンドウを開き、ユーザ、グループを指定することができます。また、ユーザ･グループは50件まで指定することができます。

文書登録時の閲覧権限

文書を登録した時の閲覧権限のデフォルトを指定することができます。

文書登録時の更新・削除権限

文書を登録した時の更新・削除権限のデフォルトを指定することができます。

ファイルの追加権限

ファイルの追加権限を与えるユーザ、グループを指定することができます。｢設定｣ボタンをクリックして｢ユーザ・グループ選択｣ウィンドウを開き、ユーザ、グループを指定することができます。また、ユーザ･グループは50件まで指定することができます。

ファイル登録時の閲覧権限

ファイルを登録した時の閲覧権限のデフォルトを指定することができます。

ファイル登録時の更新・削除権限

ファイルを登録した時の更新・削除権限のデフォルトを指定することができます。

スレッド／投稿の追加権限

スレッド／投稿権限を与えるユーザ、グループを指定することができます。｢設定｣ボタンをクリックして｢ユーザ・グループ選択｣ウィンドウを開き、ユーザ、グループを指定することができます。また、ユーザ･グループは50件まで指定することができます。

スレッド／投稿登録時の閲覧権限

スレッドを登録した時の閲覧権限のデフォルトを指定することができます。

スレッド／投稿登録時の更新・削除権限

スレッドを登録した時の更新・削除権限のデフォルトを指定することができます。

参加メンバーの編集権限

コミュニティフォルダに参加するユーザ、グループを指定することができます。｢設定｣ボタンをクリックして｢ユーザ・グループ選択｣ウィンドウを開き、ユーザ、グループを指定することができます。また、ユーザ･グループは50件まで指定することができます。承認待ち一覧タブでも参加メンバーの編集ができます。

フォルダの追加権限

フォルダの追加権限を与えるユーザ、グループを指定することができます。｢設定｣ボタンをクリックして｢ユーザ・グループ選択｣ウィンドウを開き、ユーザ、グループを指定することができます。また、ユーザ･グループは50件まで指定することができます。